Cách tra cứu vận đơn và cước phí chuyển phát nhanh quốc tế

Hiện nay, việc gửi và nhận hàng hóa trên thế giới đã trở nên phổ biến hơn bao giờ hết, đặc biệt là trong bối cảnh thương mại quốc tế phát triển mạnh mẽ. Mỗi khi chúng ta gửi một bưu kiện hay đơn hàng, quan trọng nhất là khả năng theo dõi hành trình của nó và biết rõ về cước phí chuyển phát nhanh. Việc này không chỉ giúp chúng ta kiểm soát tốt hơn quá trình vận chuyển mà còn mang lại sự tiện lợi và an tâm. Cùng tham khảo cách tra cứu vận đơn và cước phí chuyển phát nhanh quốc tế qua bài viết sau nhé!

Tra cứu vận đơn là gì?

Tra cứu vận đơn hay theo dõi đơn hàng là điều cần thiết và quan trọng để biết cụ thể về vị trí và trạng thái của hàng hóa trong quá trình vận chuyển. Việc theo dõi vận đơn thực hiện thông qua việc tra cứu các mã đơn hàng hoặc mã vận đơn do từng đơn vị vận chuyển cung cấp.

Thói quen thường xuyên tra cứu và theo dõi đơn hàng mang lại nhiều lợi ích, giúp bạn nắm bắt thông tin chi tiết về hàng hóa và phản hồi nhanh chóng đối với khách hàng có bất kỳ thắc mắc nào. Trong trường hợp xuất hiện vấn đề trong quá trình vận chuyển, bạn sẽ có cơ hội phản ứng nhanh chóng để giải quyết, từ đó tránh được những sai sót không mong muốn và đảm bảo sự hài lòng của khách hàng khi nhận được hàng.

Vận đơn hàng hóa cần có nội dung gì?

Thông tin trên vận đơn được quy định theo một mẫu cụ thể, được in thành 2 mặt và bao gồm các chi tiết sau đây:

• Tên và trụ sở chính của người vận chuyển, cùng các chỉ dẫn khác theo yêu cầu.

• Tên kèm theo địa chỉ người giao hàng.

• Tên và địa chỉ của người nhận hàng hoặc thông tin vận đơn được ký phát, có thể là vận đơn vô danh hoặc vận đơn theo lệnh.

• Tên tàu biển nếu áp dụng.

• Thông tin chi tiết về hàng hóa, bao gồm tên hàng, mô tả chủng loại, mã số ký hiệu, số lượng, kích cỡ, thể tích, trọng lượng và giá trị.

• Mô tả tình trạng bên ngoài của bưu kiện hoặc bao bì hàng hóa.

• Cước phí và phụ phí, kèm theo điều kiện thanh toán.

• Thông tin chi tiết về thời gian kèm địa điểm cấp vận đơn.

• Số bản gốc vận đơn.

• Chữ ký của người vận tải.

• Cảng xếp hàng.

• Cảng chuyển tải.

Vận đơn là cơ sở được quy định chặt chẽ theo quy định pháp lý để đảm bảo rõ ràng, chính xác, đầy đủ và chi tiết khi thực hiện các vấn đề liên quan đến vận đơn, giúp đảm bảo tuân thủ đúng theo các nguyên tắc quy định vận chuyển.

Vận đơn quốc tế có chức năng gì?

Vận đơn thường được ký phát bởi người vận chuyển hoặc đại lý của họ, đánh dấu sự sắp xếp hoặc nhập kho của hàng hóa trước khi lên đường. Có nhiều tên gọi khác nhau cho vận đơn, tùy thuộc vào phương tiện vận chuyển, bao gồm vận đơn đường biển, vận đơn đường hàng không và nhiều loại khác.

Vận đơn chủ yếu có chức năng như một bằng chứng xác nhận việc ký kết hợp đồng vận tải và mô tả rõ nội dung của hợp đồng đó. Đây cũng là biểu hiện của quan hệ pháp lý giữa người vận tải và chủ hàng.

Ngoài ra, vận đơn còn là biên lai chứng minh người chuyển hàng đã nhận được hàng từ chủ hàng. Người giao hàng chỉ có trách nhiệm chuyển giao hàng cho người có vận đơn đúng, đã ký kết trong quá trình gửi hàng.

Vận đơn cũng đóng vai trò là chứng từ xác nhận quyền sở hữu đối với hàng hóa được mô tả trong vận đơn. Tùy thuộc vào chủ sở hữu, vận đơn có thể được sử dụng để cầm cố hoặc chuyển nhượng trong một số trường hợp.

Các loại vận đơn thông dụng

Sau khi hiểu rõ về khái niệm vận đơn, nhiều người tỏ ra tò mò về các loại vận đơn thông dụng hiện nay. Thực tế, tùy thuộc vào phương thức vận chuyển, có một số loại vận đơn phổ biến bao gồm:

Phân loại vận đơn theo cách chuyển nhượng quyền sở hữu hàng hóa

Vận đơn đích danh (Straight Bill of Lading)

• Tại mục Consignee, thông tin đầy đủ của người nhận hàng (tên, địa chỉ, số điện thoại, email, fax…) được cung cấp.

• Người nhận hàng chỉ có quyền nhận và không thể ủy quyền cho người khác.

• Mục "To order of" không xuất hiện trên vận đơn.

Vận đơn theo lệnh (to Order Bill of Lading)

• Thường gặp trong giao dịch vận tải quốc tế.

• Người vận tải giao hàng dựa trên lệnh của người được chỉ định ở mục To order of.

• Người nhận hàng ký hậu phía sau vận đơn, với hai trường hợp: Nếu ký hậu ghi đích thân danh của người nhận hàng thì trở thành vận đơn đích danh; nếu không có thông tin cụ thể, được coi là vận đơn vô danh.

Vận đơn xuất trình (to Bearer Bill of Lading)

• Trên vận đơn không yêu cầu ghi thông tin của người nhận hàng.

• Người nào giữ các giấy tờ đúng thủ tục có thể nhận bưu kiện.

• Hình thức này không đòi hỏi xác định người nhận hàng trên vận đơn.

Phân loại dựa vào tình trạng vận đơn

• Vận đơn hoàn hảo (Clean Bill of Lading): Được biết đến là vận đơn sạch, không ghi chú về bất kỳ khiếm khuyết nào của hàng hóa, cam kết về chất lượng đạt chuẩn.

• Vận đơn bẩn (Unclean Bill of Lading): Được áp dụng khi hàng hóa bị tổn thất, bóp méo, có dấu hiệu hư hại, và đơn vị vận chuyển sẽ phát hành vận đơn này để ghi chú về tình trạng không hoàn hảo của hàng.

Phân loại dựa vào tiến độ của đơn hàng

• Shipped on board B/L: Vận đơn này được cấp khi hàng hóa đã được xếp lên tàu, chứng nhận rằng chúng đã được tải lên và sẵn sàng để vận chuyển.

• Received for shipment B/L: Vận đơn được cấp trước khi hàng hóa được xếp lên tàu. Điều này có nghĩa là hàng hóa vẫn chưa được đưa lên tàu, nhưng đơn vị vận chuyển cam kết rằng họ đã nhận được hàng và sẽ tiến hành việc xếp lên chuyến tàu đã được lên lịch.

Phân loại dựa vào chủ thể cấp vận đơn

• Vận đơn chủ (Master Bill of Lading – MBL): Loại vận đơn này được cấp trực tiếp bởi chủ tàu, và đơn vị nhận hàng có thể là cá nhân, công ty hoặc đơn vị chuyên về giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu.

• Vận đơn nhà (House Bill of Lading – HBL): Loại vận đơn này được công ty giao nhận cấp cho người gửi và người nhận hàng.

Phân loại dựa vào yêu cầu xuất trình

• Vận đơn gốc (Original B/L): Người nhận hàng phải xuất trình vận đơn gốc để nhận hàng, là yêu cầu cơ bản để lệnh giao hàng được thực hiện.

• Vận đơn giao hàng bằng điện (Telex Release B/L): Không cần xuất trình vận đơn gốc, người nhận hàng chỉ cần bản điện để nhận được hàng hóa.

• Vận đơn xuất trình (Surrendered B/L): Người nhận hàng không cần xuất trình vận đơn gốc, chỉ cần hoàn tất thủ tục thanh toán để nhận hàng.

Ngoài ra, còn một số loại vận đơn khác như Seaway bill, Combined Bill of Lading, Switch Bill of Lading. Bạn có thể tham khảo để hiểu rõ hơn về động thái và yêu cầu cụ thể trong lĩnh vực vận chuyển hàng hóa.

Cách tra cứu vận đơn quốc tế

Việc tra cứu vận đơn quốc tế thường được thực hiện thông qua trang web hoặc dịch vụ của đơn vị vận chuyển hoặc công ty giao nhận mà bạn đã chọn. Dưới đây là các bước chung để tra cứu vận đơn quốc tế:

• Bước 1: Thu thập thông tin vận đơn: Lấy mã vận đơn (tracking number) từ hóa đơn hoặc thông báo vận chuyển.

• Bước 2: Truy cập trang web hoặc ứng dụng di động của đơn vị vận chuyển: Truy cập trang web chính hoặc ứng dụng di động của công ty vận chuyển mà bạn đã chọn. Đối với các công ty quốc tế lớn, thường có cổng tra cứu vận đơn trực tuyến.

• Bước 3: Nhập mã vận đơn: Tại trang chủ hoặc trang tra cứu, nhập mã vận đơn vào ô tìm kiếm hoặc trang theo dõi của họ.

• Bước 4: Kiểm tra kết quả: Hệ thống sẽ hiển thị thông tin về tình trạng vận chuyển của bạn, bao gồm vị trí hiện tại của hàng hóa, các điểm dừng, và dự kiến thời gian giao hàng.

• Bước 5: Nhận thông báo cập nhật (nếu có): Đối một số dịch vụ, bạn có thể đăng ký nhận thông báo qua email, tin nhắn văn bản hoặc ứng dụng để cập nhật về tình trạng của vận đơn mà không cần kiểm tra trực tuyến.

Bước 6: Liên hệ với đơn vị vận chuyển (nếu cần): Nếu có vấn đề hoặc thắc mắc, bạn có thể liên hệ trực tiếp với đơn vị vận chuyển qua đường dây nóng, email hoặc hỗ trợ trực tuyến.

Cách tra cứu cước phí chuyển phát nhanh quốc tế

Để tra cứu cước phí chuyển phát nhanh quốc tế, bạn có thể thực hiện các bước sau:

• Bước 1: Xác định thông tin gửi hàng: Chuẩn bị thông tin chi tiết về bưu kiện, bao gồm kích thước, trọng lượng và địa chỉ gửi và địa chỉ nhận.

• Bước 2: Chọn đơn vị vận chuyển: Lựa chọn công ty chuyển phát nhanh quốc tế mà bạn muốn sử dụng. Các đơn vị phổ biến bao gồm DHL, FedEx, UPS và EMS…

• Bước 3: Truy cập trang web công ty vận chuyển: Truy cập trang web chính của đơn vị vận chuyển mà bạn đã chọn.

• Bước 4: Tìm công cụ tra cứu cước phí: Trên trang chủ hoặc trong phần dịch vụ của công ty, tìm công cụ tra cứu cước phí hoặc tính cước.

• Bước 5: Nhập thông tin chi tiết: Nhập thông tin chi tiết về bưu kiện, bao gồm kích thước, trọng lượng, địa chỉ gửi và địa chỉ nhận vào công cụ tra cứu.

• Bước 6: Chọn dịch vụ và tùy chọn khác (nếu có): Chọn dịch vụ vận chuyển mong muốn và lựa chọn các tùy chọn bổ sung nếu có, như bảo hiểm, dịch vụ theo dõi, hoặc giao hàng nhanh.

• Bước 7: Kiểm tra cước phí: Hệ thống sẽ hiển thị cước phí dự kiến dựa trên thông tin bạn nhập vào.

• Bước 8: Đăng ký và thanh toán (nếu cần): Nếu bạn hài lòng với cước phí và dịch vụ, bạn có thể đăng ký và thanh toán trực tuyến thông qua trang web của đơn vị vận chuyển.

Lời kết

Việc tra cứu vận đơn và cước phí chuyển phát nhanh quốc tế không chỉ là một bước quan trọng để kiểm soát quá trình vận chuyển mà còn là cách chúng ta duy trì sự linh hoạt và hiệu quả trong giao thương quốc tế. Chỉ cần sử dụng các công cụ và dịch vụ tra cứu hiện đại, chúng ta có thể dễ dàng theo dõi mọi bước đi của hàng hóa và thông tin về cước phí, giúp hoàn thành giao dịch một cách thuận lợi và an toàn. Hy vọng qua bài viết trên đây, bạn đã hiểu rõ hơn về cách tra cứu vận đơn và cước phí chuyển phát nhanh quốc tế và theo dõi được đơn hàng của mình một cách tiện lợi nhất!