Chuyển phát thu hộ (COD)
Chuyển phát thu hộ (COD) là gì? mà chủ shop nên biết
Chuyển phát thu hộ (COD) là một phương thức thanh toán được nhiều chủ shop ưa chuộng, đặc biệt là trong thời đại giao dịch trực tuyến ngày càng phổ biến. Tuy nhiên, để tận dụng hiệu quả hình thức chuyển phát COD và tránh những rủi ro, các chủ shop cần nắm vững thông tin liên quan. Sau đây, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu chi tiết về chuyển phát thu hộ để đảm bảo sự thuận lợi và an toàn cho cả bên bán và bên mua hàng.
Chuyển phát thu hộ (COD) là gì?
Cash On Delivery (COD) là viết tắt của cụm từ "Thanh toán khi nhận hàng". Hình thức chuyển phát thu hộ Ship COD nghĩa là người nhận sẽ nhận hàng và thanh toán tiền mặt khi nhận được sản phẩm.
Khi sử dụng dịch vụ Ship COD, chủ cửa hàng hợp tác với một công ty vận chuyển, nơi có nhiệm vụ chuyển phát hàng đến tận tay người nhận và thu hộ số tiền tương ứng. Sau đó, công ty vận chuyển sẽ chuyển lại số tiền thu được cho chủ cửa hàng. Điều quan trọng là người mua hàng chỉ cần thanh toán khi đã nhận được sản phẩm, không phải trả tiền trước qua phương tiện chuyển khoản.
Phương thức chuyển phát thu hộ (COD) đang trở nên phổ biến tại Việt Nam, đặc biệt là trong thời buổi mua sắm thương mại điện tử đang phát triển mạnh mẽ. Người tiêu dùng ngày càng có xu hướng chọn lựa mua sắm trực tuyến và ưu tiên hình thức thanh toán khi nhận hàng để đảm bảo tính tiện lợi và an toàn trong giao dịch.
Chuyển phát thu hộ (COD) là hình thức nhận hàng và thanh toán khi nhận được sản phẩm
Ưu và nhược điểm của chuyển phát thu hộ (COD)
Dưới đây là những ưu và nhược điểm của hình thức chuyển phát thu hộ (COD) mà chúng ta cần phải biết:
Ưu điểm
Đối với người nhận hàng
Hình thức thanh toán khi nhận hàng giảm nguy cơ lừa đảo và mất tiền do người mua không phải chuyển khoản trước khi nhận hàng.
Quy trình nhận hàng nhanh chóng, mang lại khả năng kiểm tra gói hàng và có thể từ chối nếu không hài lòng.
Quy trình mua hàng đơn giản, chỉ cần cung cấp thông tin cơ bản như họ tên, số điện thoại và địa chỉ cho người bán mà không cần phải thực hiện nhiều bước như khi chuyển khoản.
Bảo vệ thông tin tài khoản ngân hàng của người mua.
Đối với chủ shop
Tạo lòng tin cho người mua hàng, đặc biệt là đối với những khách hàng mới.
Nâng cao khả năng hoàn thành giao dịch thành công.
Giảm chi phí bảo mật của cổng thanh toán trực tuyến.
Loại bỏ bước xử lý phức tạp liên quan đến hoàn tiền.
Nhược điểm
Đối với người nhận hàng
Chi phí chuyển phát thu hộ (COD) có thể cao hơn so với thanh toán online.
Yêu cầu chuẩn bị sẵn sàng tiền mặt, điều này có thể không tiện lợi đối với những người hay có lối chi tiêu không sử dụng tiền mặt.
Đối với chủ shop
Chủ shop không nhận được thanh toán ngay lập tức, với số tiền có thể bị tạm giữ một vài ngày bởi công ty vận chuyển (tuỳ thuộc vào quy định của từng đối tác vận chuyển).
Có nguy cơ nhận thanh toán chậm trễ hoặc không nhận được tiền nếu gặp vấn đề với độ tin cậy của công ty vận chuyển.
Cước phí dịch vụ COD là bao nhiêu?
Cước phí dịch vụ chuyển phát nhanh thu hộ (COD) có thể thay đổi tùy thuộc vào các yếu tố khác nhau, bao gồm quy mô của công ty vận chuyển, khoảng cách giao hàng, giá trị đơn hàng và quy định cụ thể của từng dịch vụ. Mỗi công ty vận chuyển có thể áp dụng mức phí khác nhau.
Thường, phí COD sẽ là một phần nhỏ của giá trị đơn hàng hoặc được tính dựa trên một khoản cố định, ví dụ như một khoản phí cố định cho mỗi lần giao hàng.
Cước của dịch vụ chuyển phát thu hộ (COD) phụ thuộc vào nhiều yếu tố
Hướng dẫn gửi chuyển phát thu hộ (COD)
Quy trình gửi chuyển phát thu hộ (COD) được thực hiện thông quá 6 bước như sau:
Bước 1: Tiếp nhận đơn từ phía người mua hàng
Chủ cửa hàng tiếp nhận đơn đặt hàng từ khách hàng qua nhiều kênh bán hàng như Website, Facebook, Instagram, TikTok, Shopee, Lazada, Tiki,...
Bước 2: Xác nhận lại thông tin người mua hàng đã gửi
Chủ cửa hàng xác nhận đơn hàng với đầy đủ thông tin bao gồm họ tên, số điện thoại, địa chỉ nhận hàng, cùng với chi tiết về tên và số lượng sản phẩm. Sau đó, chủ cửa hàng tiến hành tạo đơn hàng, thực hiện quy trình đóng gói chặt chẽ và liên lạc với đối tác vận chuyển.
Bước 3: Chuyển giao hàng cho đối tác vận chuyển
Chủ cửa hàng có thể chọn cách mang sản phẩm đến trực tiếp tại văn phòng hoặc điểm thu của công ty vận chuyển, hoặc có thể chờ đợi shipper đến tận cửa để lấy hàng.
Bước 4: Bắt đầu quá trình giao hàng
Sau khi chủ cửa hàng giao hàng cho đối tác vận chuyển, công ty này sẽ thực hiện quá trình phân loại và chuyển phát hàng đến địa chỉ nhận của khách hàng. Thời gian chuyển phát thu hộ (COD) có thể trong ngày hoặc kéo dài từ 2-4 ngày (hoặc thậm chí có thể lâu hơn), phụ thuộc vào khoảng cách giao hàng, có xa hay gần so với nơi chủ cửa hàng đang hoạt động trực tuyến.
Bước 5: Người mua nhận hàng và thanh toán
Nhân viên giao hàng sẽ liên lạc với khách hàng để tiến hành giao hàng và thu tiền mặt hoặc thanh toán qua các phương tiện khác. Trong trường hợp khách hàng từ chối nhận hàng, nhân viên giao hàng sẽ hoàn trả hàng về cho chủ cửa hàng.
Bước 6: Đối soát và thanh toán
Công ty vận chuyển sẽ kiểm tra toàn bộ thông tin của đơn hàng và chuyển tiền thu được về cho chủ cửa hàng. Đồng thời, chủ cửa hàng cũng nên kiểm tra kỹ lưỡng để đảm bảo tính chính xác và tránh sai sót. Lưu ý, trong trường hợp có hàng được trả lại, chủ cửa hàng có thể phải chịu thêm chi phí vận chuyển lần 2.
Quy trình chuyển phát thu hộ (COD) diễn ra khá đơn giản
Thời gian nhận chuyển phát thu hộ (COD) bao lâu?
Khi đến ngày đối soát cho cho chủ shop, đơn vị vận chuyển sẽ thông báo đến chủ shop qua email với các nội dung sau:
Danh sách chi tiết các đơn hàng sẽ được chuyển theo hình thức Thu hộ COD.
Tổng số tiền sẽ được chuyển trong phiên chuyển tiền.
Thông tin tài khoản ngân hàng của cửa hàng để thực hiện việc đối chiếu sau khi nhận được thanh toán.
Trong các ngày có phiên chuyển tiền COD, đơn vị vận chuyển sẽ chuyển số tiền thu hộ COD trực tiếp vào tài khoản ngân hàng của cửa hàng. Thời gian nhận tiền hoàn COD của cửa hàng có thể thay đổi tùy thuộc vào ngân hàng:
Đối với Techcombank và Vietcombank: Cửa hàng có thể nhận được thanh toán ngay trong ngày (nếu tất cả thông tin nhận tiền đều chính xác).
Đối với các ngân hàng khác: Thời gian nhận tiền có thể kéo dài từ 1-5 ngày làm việc.
Lý do chủ shop không nhận được tiền COD
Có một số lý do mà chủ cửa hàng có thể không nhận được tiền COD sau khi quá trình đối soát đã hoàn tất:
Thông tin không chính xác
Nếu thông tin tài khoản ngân hàng của chủ cửa hàng bị không chính xác hoặc không đầy đủ, có thể dẫn đến tình trạng không thể chuyển tiền đến tài khoản đó. Để giải quyết vấn đề này, chủ cửa hàng nên kiểm tra và cập nhật thông tin tài khoản ngân hàng của mình với công ty vận chuyển.
Lỗi trong quá trình đối soát
Có thể xuất hiện lỗi trong quá trình đối chiếu thông tin giữa công ty vận chuyển và chủ cửa hàng. Nếu có sự không khớp trong thông tin đơn hàng, đây có thể là nguyên nhân gây trễ hoặc ngăn chặn quá trình chuyển tiền. Trước đó, các chủ shop nên theo dõi và xác nhận thông tin đơn hàng để giúp giảm thiểu rủi ro này.
Vấn đề với ngân hàng
Các ngân hàng có thể đang gặp phải sự cố kỹ thuật hoặc vấn đề khác khi thực hiện quá trình chuyển tiền. Điều này sẽ dẫn đến tình trạng chủ shop không nhận được thanh toán theo đúng hẹn. Trong trường hợp này, chủ shop nên liên hệ trực tiếp với ngân hàng để làm rõ và giải quyết sự cố.
Thời gian xử lý của ngân hàng
Tùy thuộc vào ngân hàng và quy trình nội bộ của họ, thời gian xử lý giao dịch có thể kéo dài. Điều này là nguyên nhân khiến chủ shop không nhận được tiền ngay lập tức sau khi quá trình chuyển tiền COD đã hoàn tất. Để giải quyết vấn đề này, chủ cửa hàng nên liên hệ trực tiếp với ngân hàng để biết thêm chi tiết về thời gian xử lý và có thể cần theo dõi trạng thái của giao dịch.
Vấn đề phát sinh trong quá trình vận chuyển
Nếu có vấn đề nào đó xảy ra trong quá trình vận chuyển, như là hàng bị hỏng hoặc khách hàng từ chối nhận hàng, đây chính là lý do ảnh hưởng đến việc chuyển tiền COD. Trong tình huống này, chủ cửa hàng nên liên lạc với đối tác vận chuyển để biết thông tin chi tiết về vấn đề và cùng nhau xác minh liệu có ảnh hưởng đến quá trình thanh toán hay không để tìm ra giải pháp và đảm bảo quá trình chuyển tiền diễn ra mượt mà nhất có thể.
Để giải quyết vấn đề, chủ cửa hàng cần liên hệ trực tiếp với công ty vận chuyển để kiểm tra và xác minh thông tin, đồng thời liên lạc với ngân hàng nếu cần thiết để giải quyết mọi sự cố trong quá trình chuyển tiền.
Lưu ý đến một số vấn đề trong quá trình chuyển phát thu hộ (COD)
Đây là một số lưu ý khi sử dụng dịch vụ chuyển phát thu hộ (COD) cho người bán:
Chuẩn bị tốt sản phẩm trước khi ship COD: Tư vấn mua hàng chi tiết, trả lời tin nhắn khách hàng nhanh chóng. Chủ shop hãy giới thiệu thông tin khuyến mãi và chăm sóc khách hàng tận tình để tạo ấn tượng tích cực cho người mua.
Kiểm tra chính xác thông tin: Kiểm tra kỹ thông tin khách hàng và thông tin đơn hàng trước khi gửi COD để đảm bảo việc giao hàng đúng địa chỉ.
Theo dõi đơn hàng: Thường xuyên kiểm tra tình trạng vận chuyển đơn hàng và đưa ra phản hồi cho đối tác vận chuyển nếu cần thiết.
Quản lý chặt chẽ số lượng, mẫu mã đơn hàng chưa giao thành công: Nếu có đơn hàng chưa giao thành công, chủ shop cần tìm hiểu nguyên nhân và thực hiện biện pháp xử lý kịp thời để đảm bảo sự hài lòng của người nhận.
Chủ động quản lý chi phí từ giai đoạn đầu tiên của đơn hàng: Hợp tác với các công ty vận chuyển uy tín và sử dụng hệ thống quản lý đơn hàng hiện đại để tối ưu hóa chi phí và tăng hiệu quả kinh doanh.
Lời kết
Chuyển phát thu hộ (COD) không chỉ mang lại sự tiện lợi cho người mua mà còn giúp chủ shop mở rộng thị trường và tăng doanh số bán hàng. Tuy nhiên, để khắc phục mọi vấn đề liên quan và đảm bảo sự tin cậy, chủ shop nên tìm hiểu rõ về quy trình cũng như các yếu tố quan trọng liên quan đến COD trước khi lựa chọn hình thức chuyển hàng này.